Nguồn:
Giáo trình giao dịch và đàm phán kinh doanh - Trường ĐH KTQD - Page 169
Hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh

I Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh
1- Các hoạt động chuẩn bị đàm phán kinh doanh Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán. Vì thế đòi hỏi các thành viên tham gia đàm phán phải có tinh thần trách nhiệm và trình độ hiểu biết. Có hai quy tắc cần ghi nhớ trong quá trình chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
Ouv tắc l: Tạo điều kiện đủ thời gian cần thiết cho việc chuẩn bị đàm phán kinh doanh.
Ouv tắc 2:. Làm việc có phương pháp và theo kế hoạch.
Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, cần chuẩn bị một số công việc cụ thể sau: ~
Các công việc có liên quan đến việc đề ra sáng kiến tổ chức và lập kế hoạch đàm phán.
- Các công việc cụ thể chuẩn bị cho đàm phán (chuẩn bị chi tiết)
Công việc soạn thảo, biên tập tài liệu có liên quan tới cuộc đàm phán - Các công việc luyện tập nhằm đề phòng, xử lý các tình huống có thể xẩy ra trong quá trình đàm phán.

Phân tích sơ bộ, đề ra mục tiêu, xác định chủ đề, dự kiến các thành viên tham gia đàm phán
Để nắm quyền chủ động và đề ra sáng kiến tổ chức tốt cuộc đàm phán, phải có các yếu tố sau đây:
+ Tính tích cực, chủ động, nhạy bén và óc linh cảm (yếu tố đầu tiên)
+ Khả năng phân tích sơ bộ
+ Khối lượng công việc cần phải giải quyết.
Trước khi tiến hành đàm phán, phải xác định rõ nhu cầu, mục tiêu của cuộc đàm phán, lựa chọn đề tài, thời điểm thích hợp và sau đó mới thoả thuận với đối tác. Có như vậy doanh nghiệp mới giành được quyền chủ động và kiểm soát được tình hình trong quá trình đàm phán.
Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm phán. Trong phần này cần vạch rõ khối lượng công việc cần phải chuẩn bị, chất lượng, thời gian, số lượng thành viên cần thiết cho từng công việc chuẩn bị. Các kế hoạch ở trên được thành lập trên cơ sở phán đoán, nhận xét, đánh giá, do đó đòi hỏi chúng ta phải có óc tưởng tượng, tư duy phân tích, tổng hợp. Kinh nghiệm thực tiễn kinh doanh cho thấy hiện tượng mắc sai lầm, khuyết điểm, thậm chí thất bại phần lớn là do khâu chuẩn bị lập kế hoạch đàm phán chưa tết.
a. Thu thập và xử lý tài liệu ban đầu:
- Công tác thu thập và xử lý tài liệu là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác

quan trọng của khâu chuẩn bị. Việc thu thập và xử lý tài liệu cần tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định nguồn thông tin (báo cáo tổng kết, sơ kết, chuyên đề, các công trình nghiên cứu, các bài báo, tạp chí, số liệu thống kê chính thức, các mối quan hệ cá nhân trên thực tế...).
+ Đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng...)
+ Tiến hành thu thập thông tin
Chú ý sau khi thu thập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét đánh giá ngay. Điều này sẽ có lợi cho các thao tác tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán.
Khối lượng và chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào: + Mức độ am hiểu thông tin nói chung
+ Phương pháp thu thập thông tin
+ Trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông
tin
+ sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thần tận tuỵ với công việc của cán bộ thừa hành (đây là điểm cơ bản nhất) Thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị.
Lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu:
Mục tiêu đàm phán quyết định nội dung thao tác lựa chọn và hệ thống hoá tài liệu. Thực chất đây là sự tiếp tục quá trình thu thập tài liệu Từ khối lượng thông tin, tài liệu thu thập được, chọn lọc những gì cần thiết, có ý nghĩa phục vụ cho cuộc đàm phán.

Sau khi chọn lọc, cần hệ thống hoá tài liệu theo từng nhóm vấn đề (ví dụ: nhóm các sự kiện, các số liệu...).
- Phân tích tài liệu thu thập được:
Thao tác này cho phép xác định mối liên hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách hệ thống hoá tài liệu, lựa chọn và chuẩn bị sẵn lý lẽ lập luận phù hợp, rút ra các kết luận cụ thể.
Tất cả các thao tác nhỏ, bộ phận được đưa vào chỉnh thể thống nhất.
Về mặt lôgíc, phân tích tài liệu có nghĩa là sắp xếp và kiểm tra thông tin, dự kiến thời gian, mức độ công bố thông tin cho phù hợp.
Để đạt được mục tiêu, cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu, so sánh những gì mà ta định thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán. Cần phải cẩn thận, tránh hấu lập, vội vàng, phải chắt lọc được những ý kiến quan trọng, đi vào thực chất vấn đề
b. Chuẩn bị ~êlhoạch cụ thể tiên hành đàm phán.' Đây là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu nhiệm du đặt ra vào một thể thống nhất, có lôgíc chặt chẽ.Thao tác này nhằm lập phương án cuối cùng về cấu trúc một cuộc đàm phán.

Các nước cụ thể của thao tác:
- Định giới hạn cho mỗi phần của cấu trúc đàm phán .
- Bổ sung nội dung cụ thể cho mỗi phần của cấu trúc đàm phán (sắp xếp các tài liệu đã được chọn lọc và hệ thống hoá theo tưng giai đoạn sao cho chúng có liên quan chặt chẽ với nhau trong một thể thống nhất).
= Xoá bỏ ranh giới giả tạo giữa các giai đoạn của quá trình đàm phán.
- Viết báo cáo sơ bộ về kết quả chuẩn bị. Trong báo cáo có ghi rõ các phạm trù, khái niệm then chết, ghi rõ kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán như thế nào. Những lập luận then chốt phải được trình bày trực quan, dễ hiểu, làm cho người đọc cảm nh~ll ngay đó là trọng tâm của bản báo cáo.
Chú ý cần ghi chép tất cả những điểm quan trọng bằng văn bản. Nên ghi nguyên văn những cách nói, câu nói hay nhất cho bài phát biểu chuẩn bị sẵn, nhấn mạnh những vấn đề quan trọng bằng các ký hiệu, gạch dưới, tô màu.v.v..
2. Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh: a- Nghiên cứu cấu trúc một cuộc đàm phán kinh doanh: Một cuộc đàm phán kinh doanh thông thường bao gồm 5 giai đoạn như sau:
Giai đoạn 1 : Mở đấu
Giai đoạn 2: Truyền đạt thông tin
Giai đoạn 3~lập luận

Giai đoạn 4: Vô hiệu hoá lập luận của đối tác.
Giai đoạn 5 : Ra quyết định .
Cấu trúc này không phải cố định, cứng nhắc mà có thể thay đổi trình tự, có khi bỏ cả một gì đoạn (ví dụ: nếu không cần lập luận thì có thể bỏ giai đoạn 3).
Tất nhiên trong năm giai đoạn thì giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất, suy cho cùng các giai đoạn trước đều nhằm mục đích phục vụ cho giai đoạn này.
Điều cần chú ý là không nên phân định quá rạch ròi ranh giới giữa các giai đoạn. Độ dài, ngắn của các giai đoạn không cố định, nó phụ thuộc vào thời gian cho phép, sự hiểu biết, thiện chí giữa các th-ành viên tham gia, công tác chuẩn bị, diễn biến của cuộc đàm phán.v.v.. Bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào cũng đều cần và dựa vào kiến thức của các khoa học: Tâm lý học, xã hội học, thuật hùng biện (ngôn ngữ học) và các khoa học chuyên ngành khác.
b- Nghiên cứu yêu cầu về nội điếng một cuộc đàm phán kinh doanh.
Để bảo *****m thành công cho một cuộc đàm phán cần áp dụng 10 quy tắc dưới đây:
1 Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo *****m kiến thức chuyên môn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy
2. Tính rõ ràng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc~ Phải loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.

3. Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ (nghe, nhìn..v.v...) nhằm thể hiện trực quan, khơi gợi óc tưởng tượng, nên sử dụng các ví dụ so sánh nhằm làm cho lập luận bài phát biểu mang tính cụ thể bớt chung chung, trừu tượng.
4. Có phương hướng ổn định: Cần phải luôn ghi nhớ những nhiệm vụ cơ bản và nhắc nhở đối tác bám sát chủ đề tránh lan man, chệch hướng.
5. Quy tắc về nhịp điệu; Cố gắng tăng cường độ đàm phán vào lúc kết thúc, nhất là các vấn đề then chết, quan trọng.
6. Quy tắc nhắc lại: cần phải nhắc lại những vấn đề cơ bản, có ý nghĩa quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin điều khoản cần thiết. ~
7. Quy tắc bất ngờ: phải suy nghĩ chọn lọc thông tin, gây được bất ngờ cho đối tác vào thời điểm cần thiết.
8. Tính hàm súc khi nhận xét và lập luận:.cán dẫn dắt cuộc đàm phán sao cho có những "cao trào" (đòi hỏi đối tác phải tập trung chú ý), và "thoái trào" '(cho phép đối tác nghỉ ngơi, liên tưởng, suy ngư ).
9. Thông tin vừa đủ:
10 Hài hước, châm biếm vừa phải. Khi cần phải diễn tả ý nghĩ khó chịu hoặc phải bác ý kiến thì hài hước hoặc châm biếm có tác dụng đặc biệt.
Ngoài 10 quy tắc trên, cần lưu ý các chỉ dân sau đây để các cuộc đàm phán đạt được kết quả.

Nội dung và phương pháp tiến hành đàm phán có ý nghĩa rất lớn đối với bất kỳ cuộc đàm phán kinh doanh nào. Vì thế ngoài việc *****m bảo nội dung có chiều sâu, phương pháp tiến hành đàm phán cũng phải thật khoa học, chặt chẽ. Chú ý phân biệt sự kiện và lời bình về sự kiện đó.
- Cần có các phương án khác nhau cho mỗi cuộc đàm phán Thỉnh thoảng cần nhắc lại và rút ra kết luận từ những điều đã trình bầy.
Luôn luôn quan tâm, chú ý đến đối tác vì quan hệ, hiểu biết lân nhau có ảnh hưởng rất lớn đến công việc kinh doanh.
c Nghiên cứu các phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm trong đàm phán kinh doanh:
Các phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm có liên quan chặt chế với nhau. Tuy vậy căn cứ vào thể loại và mức độ tác động, biểu cảm có thể phân biệt chúng thành các nhóm sau:
- Phương pháp biểu cảm trực quan: Bao gồm các ví dụ, phương pháp so sánh, phép ẩn dụ, pha trò hài hước.
Phương pháp gây ân lượng: Nhắc lại, giải thích, tuyên bố, trích dẫn và đặc biệt là sử dụng phương pháp giao nhau. Ví dụ trong mệnh đề sau: "Lập kế hoạch tương đối dễ, nhưng để hoàn thành kế hoạch thì rất khó khăn" ở đây ngôn ngữ được sử dụng chứa bốn phần tử giao nhau, đan chéo nhau.
- Phương pháp gây căng thẳng: Trong đàm phán được sử dụng để khiêu khích, phản đề hoặc móc xích các sự kiện nhằm gây áp lực với đối tác đàm phán.
d- Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc đàm phán kinh doanh.
Chuẩn bị về mặt kỹ thuật tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết từ khâu đề ra kế hoạch đến khi ra quyết định.
Có thể sử dụng các phương pháp cơ bản của kế hoạch hoá vào việc chuẩn bị mang tính chất kỹ thuật sau khi hệ thống kế hoạch chuẩn bị đàm phán đã hoàn chỉnh.
Trước tiên ta hoàn thành từng khâu kế hoạch chuẩn bị cho cuộc đàm phán, sau đó chuẩn bị về mặt kỹ thuật.
Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: + Thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng , động cơ thói quen làm việc của người thừa hành.
+ Tầm quan trọng của cuộc đàm phán
+ Tài liệu sẵn có phục vụ cho đàm phán.
Lập kế hoạch chung cho cuộc đàm phán kinh doanh, cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức, nội dung từng giai đoạn cụ thể. Từ đó ta có thể chia các giai đoạn thành những phần nhỏ. Kế hoạch chi tiết này phù hợp với mô hình được đặt ra và thực hiện việc nghiên cứu, phân nhóm và bố trí các phần theo mô hình một cuộc đàm phán.

Các khâu chuẩn bị đàm phán
Chuẩn bị đàm phán kinh doanh là một việc rất khó khăn, phức tạp nhưng quan trọng. Có thể nói, khâu chuẩn bị chu đáo quyết định tới 50% kết quả cuộc đàm phán. Mỗi cuộc đàm phán có những nội dung, yêu cầu và tính chất riêng nhưng nhìn chung để tiến hành một cuộc đàm phán, việc đầu tiên là chúng ta thu thập xử lý thông tin và chuẩn bị kế hoạch cụ thể cho đàm phán. Kế đó là nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh. Abraham Lincohn, một trong những đời tổng thống vĩ đại nhất của nước Mỹ có nói rằng: Nếu cho ông 8 giờ để chặt một cây lớn ông sẽ dành tới 6 giờ để mài rìu.

Thu thập xử lý thông tin và chuẩn bị kế hoạch cụ thể cho đàm phán
Lập kế hoạch chi tiết cho việc chuẩn bị đàm phán là hành động cụ thể của khâu chuẩn bị đàm phán. Bước đầu tiên và cũng là quan trọng nhất chính là việc thu thập và phan tích tài liệu thu thập được. Tiếp theo là nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh. Người đàm phán phải tự tin là “biết” nhiều hơn đối tác. Việc thu thập thông tin giúp người đàm phán nắm rõ thông tin về đối thủ và các điều liên quan xoay quanh cuộc đàm phán.

  1. Thu thập và phân tích tài liệu thu thập được

Công tác thu thập và phân tích tài liệu thu thập được là công việc khó khăn và chiếm nhiều thời gian nhất, nhưng là một trong những thao tác quan trọng của khâu chuẩn bị.

  • Thu thập tài liệu: Chúng ta phải bảo *****m nguồn thông tin chúng ta thu thập là chính xác và đáng tin cậy. Sau khi thu thập hồ sơ chúng ta phải có thao tác đánh giá sơ bộ về mức độ thu thập tài liệu (khối lượng, chất lượng). Khối lượng và chất lượng thông tin thu được phụ thuộc vào mức độ am hiểu thông tin nói chung, phương pháp thu thập thông tin, trình độ kiến thức chuyên môn của người thu thập thông tin, sự nhanh trí, sáng tạo, tính kiên trì và tinh thân tận tụy với công việc của cán bộ thừa hành (đây là điều cơ bản nhất). Sau cùng chúng ta mới tiến hành thu thập thông tin. Sau khi thu hập thông tin nào đó cần có ý kiến nhận xét đánh giá ngay. Điều này sẽ có lợi cho các thao tác tiếp theo của việc chuẩn bị đàm phán. Thái độ thụ động, thờ ơ trong khi thu thập thông tin sẽ làm giảm hiệu quả khâu chuẩn bị. Tuy nhiên để chỉ thu thập tài liệu thôi thì chưa đủ, để đạt được mục tiêu, cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán đoán
  • Phân tích tài liệu thu thập được: Để đạt được mục tiêu, cần tập trung vào phân tích và đưa ra một số phán đoán: Đối tác đàm phán với ta là ai, đối chiếu , so sánh những gì mà ta định thông báo, giải thích với mục tiêu mong muốn đạt được trong cuộc đàm phán. Cần phải cẩn thận, tránh hấp tấp, vội vàng, phải chắt lọc được hững ý kiến quan trọng, đi vào thực chất vấn đề.


  1. Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán

Chuẩn bị kế hoạch cụ thể tiến hành đàm phán là thao tác kết hợp tài liệu thu được và ý kiến cá nhân với yêu cầu, nhiệm vụ đặt ra vào một thể thống nhất, có lôgíc chặt chẽ. Thao tác này nhằm mục đích giúp nhà đàm phán tiến hành điều chỉnh mục tiêu nếu thấy cần thiết, xác định những giải pháp khác nhau để thỏa mãn mong muốn và lựa chọn đối tác đàm phán thích hợp.

Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán kinh doanh
Nghiên cứu chuẩn bị đàm phán là khâu quan trọng của quá trình chuẩn bị cho cuộc đàm phán. Các khâu của quá trình nghiên cứu như: nghiên cứu cấu trúc cuộc đàm phán, nghiên cứu yêu cầu nội dung cuộc đàm phán, nghiên cứu phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm trong đàm phán, nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc đàm phán giúp xác định mục tiêu đàm phán một cách rõ ràng. Các khâu nghiên cứu chuẩn bị đàm phán giúp người đàm phán không mất định hướng trong quá trình đàm phán và linh hoạt hơn trong việc tì ra các giải pháp để thỏa mãn nhu cầu

a. Nghiên cứu cấu trúc cuộc đàm phán kinh doanh
Một cuộc đàm phán kinh doanh thông thương bao gồm 5 giai đoạn: Mở đầu, truyền đạt thông tin, lập luận, vô hiệu hóa lập luận của đối tác và ra quyết định. Cấu trúc này không cố định, cứng nhắc mà có thể thay đổi trình tự, có khi bỏ cả một giai đoạn (ví dụ: nếu không cần lập luận thì có thể bỏ giai đoạn 3) . Trong năm giai đoạn thì giai đoạn ra quyết định là quan trọng nhất, các giai đoạn trước đều nhằm phục vụ cho giai đoạn này. Điều quan trọng là không nên phân định quá rạch ròi ranh giới giữa các giai đoạn.

b. Nghiên cứu yêu cầu nội dung cuộc đàm phán kinh doanh.
Để bảo *****m thành công cho một cuộc đàm phán chúng ta cần bảo *****m các yếu tố sau:

  • Bài phát biểu trong cuộc đàm phán phải bảo *****m kiến thức chuyên môn, có chiều sâu nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
  • Tính rõ ràng: Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgic. Loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục
  • Tính trực quan: Sử dụng tối đa các phương tiện bổ trợ (nghe, nhìn, v.v..)nhằm thể hiện trực quan, khơi gợi óc tưởng tượng, sử dụng các ví dụ so sánh nhằm làm cho lập luận bài phát biểu mang tính cụ thể bớt chung chung, trừu tượng.
  • Phương hướng ổn định: Phải luôn ghi nhớ những và nhắc đi nhắc lại những nhiệm vụ cơ bản, điều này có ý nghĩa quan trọng giúp cho đối tác ghi nhớ được những thông tin, và nhắc nhở đối tác bám sát chủ đề tráh lan man, chệch hướng.

c. Nghiên cứu phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm trong đàm phán kinh doanh
Các phương pháp sử dụng ngôn ngữ biểu cảm có liên quan chặt chẽ với nhau. Căn cứ vào thể loại và mức độ tác động, biểu cảm có thể phân biệt chúng như sau

  • Phương pháp biểu cảm trực quan: Bao gồm các ví dụ, phương pháp so sánh, phép ẩn dụ, pha trò hài hước
  • Phương pháp gây ấn tượng: Nhắc lại, giải thích tuyên bố, trích dẫn và đặc biệt là sử dụng phương pháp giao nhau. Ví dụ trong mệnh đề sau: “Lập kế hoạch tương đối dễ, nhưng để hoàn thành kế hoạch thì rất khó khăn” ở đây ngôn ngữ được sử dụng chứa bốn phần tử giao nhau, đan chéo nhau.
  • Phương pháp gây căng thẳng: Trong đàm phán được sử dụng để khiêu khích, phản đề hoặc móc xích các sự kiện nhằm gây áp lực với đối tác đàm phán

d. Nghiên cứu chuẩn bị về mặt kỹ thuật cho cuộc đàm phán kinh doanh.
Chuẩn bị về mặt kỹ thuật tức là phối hợp các nhiệm vụ cần phải giải quyết từ khâu đề ra kế hoạch đến khi ra quyết định Kết quả việc chuẩn bị về mặt kỹ thuật phụ thuộc vào: thiên hướng, năng lực, trí tưởng tượng, động cơ thói quen làm việc của người thừa hành, tầm quan trọng của cuộc đàm phán và tài liệu sẵn có phcụ vụ cho đàm phán. Lập kế hoạch chung cho cuộc đà phán kinh doanh, cần xác định rõ khối lượng, cấu trúc, hình thức nội dung từng giai đoạn cụ thể. Từ đó chia các giai đoạn thành những phần nhỏ. Kế hoạch chi tiết này phù hợp với mô hình được đặt ra và thực hiện việc nghiên cứu, phân nhóm và bố trí các phần theo mô hình một cuộc đàm phán.

ST

Xem chủ đề mới nhất cùng thể loại: